Das Erbscheinverfahren stellt eine vereinfachte Form der Feststellung der Erbfolge dar. Es ist auch möglich, jedoch sehr viel aufwendiger und kostspieliger, das Erbrecht in einem Zivilstreit zwischen Klägern und Beklagten festzustellen. Allerdings löst auch das Erbscheinverfahren gesetzlich bestimmte Gebühren aus, und zwar einerseits für die Feststellung des Sachverhalts und die Aufnahme des Antrags (bei Notar/in oder Amtsgericht) und sodann nochmals in prinzipiell gleicher Höhe für die Erteilung und Ausfertigung des Erbscheins selbst (durch das Gericht). Zur Vorbereitung des Erbscheinantrags sind zunächst die beteiligten Personen festzustellen, dabei handelt es sich primär um die gesetzlichen oder testamentarischen Erben, im Fall der testamentarischen Erbfolge jedoch zusätzlich um die engsten Angehörigen (Ehegatte, Kinder etc.), sofern diese nicht zu Erben berufen sind. Damit soll deren etwaige Verfahrensbeteiligung gewährleistet werden. Zur Darstellung und zum Nachweis des Erbrechts sind neben den Testamenten, sofern diese noch nicht eingereicht oder eröffnet sind, weiterhin die relevanten Personenstandsurkunden (Geburts- und Sterbeurkunden, Zeugnisse über Eheschließung und Scheidung, ggf. das Familienbuch) vorzulegen. Diese Dokumente werden im Original benötigt jedoch digital eingereicht.
Hauptinhalt der Erbscheinverhandlung ist die eidesstattliche Versicherung der Richtigkeit der angegebenen Sachverhalte. Daraus begründet sich die Zuständigkeit des Notars bzw. des Amtsgerichts. Vorsätzlich und planmäßig falsche Angaben (z.B. Verschweigen eines Testaments oder weiterer Kinder) sind unter Strafe gestellt. Ergeben sich aus anderen Gründen nachträgliche Veränderungen, etwa infolge einer zuvor nicht bekannten Ausschlagung oder durch Auffinden eines Testaments, ist der Erbscheinantrag zu berichtigen, dies jedoch nicht strafrechtlich relevant. Nach Prüfung erteilt das Amtsgericht den Erbschein antragsgemäß. In Einzelfällen, etwa wenn zwischen den Beteiligten um die Auslegung eines Testaments gestritten wird, findet die Erteilung erst auf Grundlage weiteren Schriftwechsels statt. Zuweilen stellen sich Sonderfragen, so etwa nach der Sinnhaftigkeit eines Teilerbscheins in zerstrittenen oder schwierigen Erbengemeinschaften, die mit dem Notar bei Aufnahme des Erbscheinantrags besprochen werden können. Sobald der Erbschein vorliegt, können alle relevanten Vermögenspositionen des Erblassers umgeschrieben oder abgewickelt werden. Sofern Bankguthaben auf die Mitglieder der Erbgemeinschaft übertragen werden sollen, fordert das Institut ggf. die Mitwirkung und Legitimation eines jeden Erben zusätzlich zur Ausfertigung des Erbscheins an.
Diese Ausfertigung – das sei noch angemerkt – wird von dem Amtsgericht in der Regel nur einmal erteilt und ist deshalb den einzelnen Stellen entweder mit der Aufforderung zur Rücksendung nach Erledigung (z. B. Grundbuchamt) oder persönlich vorzulegen (z. B. Bank; mit der Möglichkeit, dort eine Kopie zu ziehen). Der Erbschein sollte also prinzipiell in der Hand des (Allein-)Erben bzw. derjenigen Person (z. B. Miterbe, Testamentsvollstrecker) verbleiben, die für die Erbengemeinschaft als Verwalter handelt.